Triballat Noyal est une entreprise spécialisée dans la production de produits laitiers et végétaux. Les produits laitiers sont des produits frais ou des fromages (entre autres marques : Petit Billy, Petit Breton). Les produits végétaux sont à base de soja, distribués sous la marque Sojasun. Le groupe pèse 250 millions d’Euros et emploie 900 personnes réparties sur une quinzaine de sites de production. Les clients de Triballat Noyal sont des distributeurs : Grandes et Moyennes surfaces françaises, grossistes et réseau export.
Delphine Gautier est contrôleur de gestion au sein du groupe. Elle s’occupe de la mise en place de procédures et d’outils informatiques, en lien avec la gestion, la comptabilité et le service informatique.
- Quel était votre besoin et depuis combien de temps ?
D.G : « Nous sommes équipés du logiciel comptable Iris depuis 8 ans. Notre technologie et les outils sous AS400 n’étaient pas pratiques ni pour la gestion des relances, ni pour la gestion des agendas. Nous souhaitions faire évoluer le système pour donner un coup de peps à nos équipes. Nous n’avions pas de problèmes de règlements, dans le sens où nos clients sont de bons payeurs, sur lesquels le risque est faible.
Par contre, le suivi des relances de factures est assez lourd car nous avons beaucoup de clients à gérer. Nous avions besoin de structurer nos méthodes de travail pour les harmoniser, de partager l’information dans le service, de définir des portefeuilles clients pour chaque agent ; mettre en place un travail collaboratif avec une méthodologie commune, tels étaient les enjeux.»
- Pourquoi avoir choisi l’éditeur Altisys ?
D.G : « Parce que l’outil Altipilote était au catalogue d’un distributeur de logiciels de gestion avec qui nous travaillions. Nous étions toujours très satisfaits du choix de leurs logiciels : des outils à destination des PME, qui sont accessibles en termes de prix. Lorsque nous leur avons expliqué notre besoin, ils nous ont orientés vers le logiciel Altipilote. J’aime à dire que nos trois impératifs étaient : vite, pas cher et efficace. Je ne souhaitais pas d’un outil qui sache tout faire et qui soit modulable dans tous les sens. Ma priorité était de mettre en place un logiciel de relance qui réponde à nos besoins d’organisation et d’échanges d’informations. Nous étions dans une relation de confiance et le logiciel Altipilote correspondait à notre besoin. Après la démonstration du produit, nous avons signé.»
- Comment s’est déroulé le projet d’implémentation ? Quelle a été sa durée ?
D.G : « Nous avons commencé l’installation technique en mai. Et nous l’avons étendu sur le portefeuille prévu au mois de juin. Après les deux jours de formation sur l’utilisation du logiciel Altipilote et le paramétrage des lettres de relance, les équipes ont commencé à travailler avec leur nouvel outil. Ils ont immédiatement été autonomes. »
- Vous utilisez des fonctionnalités spécifiques d’Altipilote ?
D.G : « Toutes les fonctionnalités du produit n’ont pas été activées de suite, notamment le lancement automatique des campagnes de relance. Nous avions prévu deux autres journées de formation sur ce point. C’était notre choix. Pendant cette deuxième phase de formation, les équipes ont pu préciser leurs besoins, poser leurs questions. Ils utilisent maintenant le logiciel Altipilote depuis plusieurs années.»
- En parlant de vos équipes, comment les aviez-vous impliquées dans le projet ?
D.G : « J’ai impliqué deux personnes que j’ai défini comme pilotes dans la conduite du projet. Le premier pour sa compétence sur le plan paramétrage et le deuxième pour démarrer sur un portefeuille d’activité. En amont, nous avions demandé à chaque agent de l’équipe d’exprimer par écrit ses méthodes de travail, ses scénarios de relance (de niveaux 1, 2 et 3), ses groupes de clients. Forts de l’ensemble de leurs remarques, le comité de pilotage et moi-même nous sommes réunis pour trancher sur la méthode de travail à mettre en place. Le choix a donc été celui de l’équipe, ce qui a facilité l’adoption d’Altipilote. »
- Au bout de 3 mois d’utilisation, avez-vous obtenu des premiers résultats ?
D.G : « Oui nous avions déjà des retours concrets. Sur le plan organisationnel, je suis entièrement satisfaite par Altipilote. J’ai accédé dès la mise en place du logiciel aux tableaux de suivi qui me manquaient jusqu’alors. J’avais besoin de reporting simples qui ont été paramétrés à ma demande : des balances âgées par catégorie clients, par commerciaux, par région. Je dirais qu’il y a une belle harmonie entre ce dont nous avions besoin et les fonctionnalités du logiciel Altipilote. »
- Et vos équipes sont satisfaites du logiciel ?
D.G : « Dans l’ensemble oui. Le logiciel Altipilote est un facilitateur sur le plan organisation. Les collaborateurs savent tous les matins, les relances qu’elles ont à traiter, les montants des factures en attente de règlement. Au niveau du suivi, c’est l’outil qu’il leur fallait. Leur seul bémol concerne l’ergonomie du logiciel. Elles passent 100% de leur temps sur l’outil, ce qui engendre quelques exigences. Je sais notamment qu’elles aimeraient que le logiciel disposent de raccourcis claviers, qui seraient un gain de temps non négligeable pour les tâches répétitives. Elles souhaiteraient également que la partie agenda, qu’elles utilisent le plus, soit en plein écran. Ce sont des points de détails mais qui ont leur importance pour les utilisateurs.
- En conclusion ?
D.G : « C’est un bon projet dont les résultats correspondent aux objectifs que nous nous étions fixés. En 3 mois, nous avons choisi le logiciel, il a été installé, les équipes ont été formées et ont travaillé dessus immédiatement. C’est exactement ce que je souhaitais. Altipilote est un produit que je pourrais conseiller.»
